IMPORTANTE PARA REDACTAR INFORME 2

Yolima el 12 de Junio dejó el siguiente comentario; me permito colocarlo en la entrada principal para que cómo ya he dicho antes, hagamos nuestros comentarios en el post indicado para ello. Muchos de los puntos que se plantean, los tenemos inconclusos o en proceso; ojalá después de que se conformen las comisiones podamos empezar a establecer estos planteamientos de manera consisa a través de las mismas.

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Este puede ser un punto de partida para el desarrollo ingresen por comentarios sugerencias en cada categoría.

Es de suma importancia definir:
•El objetivo del evento
•La estrategia de comunicación
•Y la audiencia

Y plantear:

Coordinación y organización total del evento:
Los pasos de desarrollo las pueden determinar por unidades de trabajo bajo las siguientes características.

Con el objetivo definido. Se determinan las unidades de trabajo.

Determinar la audiencia, Invitados. Deben estar elegidos por los intereses de la muestra; Definir fechas y programación: hora adecuada, disponer bebida y comida, no alargar la duración innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegir estar sentados o de pie. Cuanto mas se conozca el perfil de la audiencia se tendrá mayor permanencia.

unidades

Unidad de Comunicación (las subdivisiones se dan por actividades)
•Diseñar la experiencia
•Determina conjuntamente el concepto que envuelve el evento (diseño del evento propuesta de montaje.)
•Recursos disponibles, para cumplir los objetivos propuestos del grupo.
•Maximizar la asistencia al evento y asegurar que la comunicación pre- y post-evento
•Reforzar los objetivos de comunicación o motivación
•Determinar la audiencia, Invitados. Plantear la propuesta de comunicaciones
•Desarrollo de la plataforma de promoción y señaletica del evento: Estrategias de comunicación y gestión de invitaciones. Cómo comunicar el evento para conseguir asistencia.

Esta seria la presentación del evento, cual es el mensaje a trasmitir para dicha actividad asociados a nuestro quehacer como diseñador, que no se determine como una vitrina de proyectos.


Unidad de Producción del evento

•Selección y gestión de Materiales de desarrollo.
•Coordinar el material de exposición
•Selección de proveedores, Plantear negociación y contratación si aplica.
•Coordinar con la unidad de Selección y gestión de espacio el lugar de desarrollo, determinar el plan de montaje.

Unidad de Gestión del proyecto de organización. (apoyo a producción)

Cómo y con qué herramientas organizar el tiempo, el equipo, coordinar las actividades, qué comprobaciones realizar.
Gestión de riesgos: lo que este bien planificado no puede fallar… Determinar y evaluar los principales riesgos por ello es determinante plantear al identificar posibles fallos:
Limitarlos y hacer planes de contingencia. Lo que se podría llamar “Plan de Crisis” organizado por propuestas de todas las unidades de desarrollo.

Unidad de selección y gestión del espacio

Visitas de inspección observación del sitio y planificación del evento por zonas, planos del lugar para determinar limites por cada participante.

Determinando:
Espacio. (ambientación- transformación de espacios.) Debe adecuarse al concepto planteado, bajo características de visibilidad y movilidad; debe ser adecuado para la zonificación de la muestra. Adaptado bajo los requerimientos de la muestra la cual permita comunicar el objetivo y sus trabajos.
Planeación: Asignación de lugares: ubicación de expositores e invitados


Unidad de Montaje y gestión del día del evento

Planning de montaje, comprobaciones a realizar, coordinación del equipo, etc. Se determina actividades y riesgos para este momento que concentra múltiples actividades y riesgos.
Coordinación en la logística del evento: Definir tiempos de montaje, exposición y de desmontaje, contratación y coordinación de proveedores, control y estado de pagos, si aplican.